出金伝票とは

「伝票」とは、入出金や掛取引を記録するための書類です。様々な種類がありますが、出金伝票は、お金を出金するときに使用します。

税務調査の際には、支出に関する証憑として領収書やレシートの提出が必要です。万が一レシートや領収書をなくしても、出金伝票を作成することで、社内精算や税務調査に対応できる場合があります。

入金伝票との違い

入金伝票は、お金が入金されたことを記録するための伝票です。飲食店が顧客から代金をウ受取ったり、小売店が商品を販売して現金を受取った場合などに使用します。

入金時には入金伝票、出金時には出金伝票という形で使い分けます。

振替伝票との違い

振替伝票は、現金以外を用いた取引を行った際に使う伝票です。クレジットカード払いや銀行から口座引き落としで支払いをした場合には、振替伝票を使用します。

出金伝票は現金での直接支払う際に使用するのに対し、振替伝票は現金以外での支払時に使用します。

出金伝票を使用するケース

出金伝票の使用が想定される主なシーンを紹介します。会計上ではどのような費用として処理するかについても解説していきます。

慶弔費

取引先に対するお祝い金やお見舞金として支払う慶弔費に対して、領収書を発行してもらえない場合は、出金伝票を使用します。実際に出金があったことを証明するため、招待状や参加した履歴がわかる書類を保管しておくことも必要です。

科目としては、慶弔費や接待交際費などが該当します。

自動販売機の利用

自動販売機で物品を購入した場合は領収書が発行されないため、出金伝票を使います。伝票の摘要欄に飲料の価格や本数、購入した目的などを記載しましょう。

会議やセミナーで参加者のために飲料を購入したなどの場合は、開催を証明できる資料や書類があると税務調査の際に説明が容易となります。

科目としては、社内で飲むために買った物であれば福利厚生費、会議の参加者のために買った物であれば会議費になります。

交通費

電車やバス移動などで領収書がもらえない交通費を現金で支払った場合は、出金伝票を使います。行先や移動の目的が証明できる資料があると、税務調査で説明がしやすくなります。

科目は、旅費交通費や通勤費です。

割り勘での支払い

接待の際に飲食代を割り勘で支払った場合、領収書を割り勘金額で発行してもらうのが望ましいです。

しかし、総額の領収書しか発行してもらえず、領収書の金額と実際の負担額が異なるときは、出金伝票を使います。書き方としては、実際に負担した金額、摘要に接待の相手先や人数、接待に使った店、日時を記載します。受け取った領収書も保管しておきましょう。

この場合の費用科目は、接待交際費になります。

領収書を紛失したとき

領収書を紛失したときに出金伝票に作成することで、社内精算や領収書の代用として利用できる場合があります。領収書の汚損や文字のかすれなどで内容が読み取れない場合も、出金伝票で補完的な対応をすることがあります。

この場合の費用科目は、出金の内容に応じて決まります。

出金伝票の保存期間

法人税と消費税法上の保管期間は、領収書やレシートと同じく7年です。また、会社法上の「会計帳簿」及び「その事業に関する重要な資料」に該当するときは、保存期間が10年となります。帳簿組織の状況によりますが、一般的には7年保管すれば良いでしょう。

青色申告書を提出した事業者の欠損金が生じた事業年度の場合は、10年間保存しておく必要があります。

出金伝票の書き方・ポイント

出金伝票に決まった書式はなく、伝票は100円ショップなどでも購入できます。必要な項目が記載されていれば、自作した伝票でも問題ありません。

ここでは出金伝票に必要な記載事項や書き方のポイントについて解説します。

必要な記載事項

出金伝票に記載が必要となる主な項目は、以下の6つとなります。

• 取引のあった日付
• 支払先
• 勘定科目
• 取引金額
• 消費税区分
• 摘要

日付

実際に出金した日を記入します。出金伝票の作成日ではないので注意しましょう。

支払先

現金を支払った店や会社名を正確に記入します。

勘定科目

勘定科目のルールが社内で決まっている場合は、ルールに従って記載します。

過去の帳簿で使用している勘定科目があれば、その科目を継続して使用する必要がある点は押さえておきましょう。

取引金額

実際に支払った金額を記載します。

割り勘の場合は、総額ではなく自分が負担した金額のみを記載します。

消費税区分

消費税率に関する整理のため、領収書等を確認して、税率を記載しておくと良いでしょう。

摘要

取引の内容を記載します。

誰が見ても同じ認識が持てるよう、交通費であれば乗車区間、接待交際費であれば接待の相手先や使用した店、参加人数などを記載しておきましょう。

Web上にあるテンプレートを使用する

Web上で「出金伝票　テンプレート」と検索すると、会計ソフト会社や税理士法人、文書テンプレートの作成会社などが公開している出金伝票のテンプレートがたくさん出てきます。

出金伝票は必要な項目さえ記載すればよいため、テンプレートを印刷して記入したり、エクセルに直接入力して作成しても構いません。手書きである必要はないのです。

出金伝票を経理処理する際の注意点

出金伝票は領収書の代わりになる場合もあり便利ですが、使用する際には注意点がいくつかあります。

ここでは、具体的な注意点について解説していきます。

改ざんを防止する

出金伝票は自分で作れるため、税務調査の際には細かい部分まで調査される対象となります。そのため、領収書がないとしても、出金の内容や目的、相手先などを証明できる資料を一緒に保管して備えておきましょう。

出金伝票は誰でも作れることから、改ざんを疑われることもあります。改ざんが発生しないように社内ルールを決め、不正が発生しないよう運用することが大事です。

例えば、以下のような作成とチェックに関するルールがあるといいでしょう。

• 出金伝票は決められた人しか作成できないようにする
• 必ず上長のチェックを必要とする
• 修正液は使用禁止とする
• 修正箇所には訂正印を押す　など

やむを得ない場合のみ使用する

出金伝票は自分で作れてしまうため、不正防止の観点から、出金伝票は多用しないことを基本とし、領収書がない慶弔費など、どうしても必要な場合のみ使用する程度に留めておきましょう。

インボイス制度による影響

インボイス制度が始まり、消費税法上の仕入税額控除をするためには「適格請求書」が必要となりました。

インボイス制度において、出金伝票による記録のみでは基本的に消費税の仕入税額控除が認められません。例外として、以下の出金は帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められます。

• 3万円未満の公共交通機関の運賃
• 3万円未満の自動販売機からの商品購入
• 博物館等で使用の際に回収される入場券等
• 通常必要な出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当

出典：国税庁Q&A「３ 帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる場合」

これらは、主にレシートや領収書をもらえない出金が対象となります。

なお、インボイス制度の影響の大きさから数年間は経過措置が取られており、インボイス制度の要件を満たしていない領収書やレシートの場合でも、2026年9月30日までは仕入税額の80％、2029年9月30日までは仕入税額の50％を控除することができます。

まとめ

出金伝票は現金で支払う際に使用するための伝票であり、基本的には領収書やレシートをもらえない場合や紛失したときの代わりとして使用します。

使い勝手が良く便利な反面、税務調査で細かく調査されやすい対象でもあります。多用すると不正を誘発することにもなりますので、使用はやむを得ない場合に限定するのがいいでしょう。